แบบฟอร์มเอกสารห้องปฏิบัติการ ดาวน์โหลดฟรี
ทะเบียนสารเคมีและบันทึกเบิกจ่าย
ทะเบียนสารเคมีบอกว่าห้องปฏิบัติการมีสารอะไรอยู่บ้าง ส่วนบันทึกเบิกจ่ายบอกว่าใครเบิกอะไร เมื่อไร ไปใช้งานใด ไฟล์ Excel ด้านล่างมีทั้งสองแบบฟอร์มแยกแผ่นงานกัน พร้อมช่องเลข CAS, Lot, วันหมดอายุ, ที่จัดเก็บ และจุดสั่งซื้อ ไม่ต้องลงทะเบียนและไม่ต้องกรอกอีเมล
สองภาษาไทยอังกฤษ แนวนอน A4 มีสองแผ่นงานหลัก: ทะเบียนสารเคมี (หนึ่งแถวต่อหนึ่งภาชนะ พร้อมเกรด เลข CAS, Lot วันหมดอายุ ที่จัดเก็บ และจุดสั่งซื้อ) และบันทึกการเบิกจ่าย (หนึ่งแถวต่อการเบิกหนึ่งครั้ง) พร้อมแถวตัวอย่างในแต่ละแผ่น ใช้และแก้ไขได้ฟรี
ใช้ไฟล์นี้ขอใบเสนอราคาได้เลย
อัปเดตจำนวนคงเหลือและจุดสั่งซื้อ แล้วอัปโหลดไฟล์นี้ ระบบจะนำเฉพาะรายการที่ถึงจุดสั่งซื้อมาเตรียมขอใบเสนอราคา
ทะเบียนสารเคมีคืออะไร
ทะเบียนสารเคมี (Chemical stock register) คือบัญชีสารเคมีของห้องปฏิบัติการ บันทึกหนึ่งแถวต่อหนึ่งภาชนะ ระบุชื่อสาร เกรด เลข CAS, Lot วันหมดอายุ ที่จัดเก็บ และจำนวนคงเหลือ เพื่อให้ตอบคำถามแรกของผู้ตรวจประเมินหรือสมาชิกแล็บคนใหม่ได้ทันทีว่า เรามีสารอะไร อยู่ที่ไหน เท่าไร
ทะเบียนที่เป็นปัจจุบันคือสิ่งที่ระบบคุณภาพและความปลอดภัยคาดหวังเป็นพื้นฐาน ทั้งมาตรฐานห้องปฏิบัติการอย่าง ISO/IEC 17025 และแนวประเมินความปลอดภัยห้องปฏิบัติการ ESPReL ของ วช. ต่างเริ่มจากการมีบัญชีสารเคมีที่ตรงกับของจริง การตรวจที่เริ่มจากทะเบียนที่ไม่อัปเดต แทบไม่เคยจบลงด้วยดี
ทะเบียนกับบันทึกเบิกจ่าย: แยกกันเสมอ
ไฟล์นี้มีสองแผ่นงาน เพราะนี่คือเอกสารคนละฉบับ:
| ทะเบียนสารเคมี | บันทึกเบิกจ่าย | |
|---|---|---|
| หนึ่งแถวต่อ | ภาชนะที่รับเข้า | การเบิกหนึ่งครั้ง |
| ตอบคำถาม | มีอะไร อยู่ที่ไหน เท่าไร | ใครเบิกอะไร เมื่อไร ไปใช้งานใด |
| บันทึกเมื่อ | วันที่ภาชนะรับเข้าสต็อก | ทุกครั้งที่มีการเบิกใช้ |
| ช่องสำคัญ | เกรด, CAS, Lot, วันหมดอายุ, ที่จัดเก็บ, จุดสั่งซื้อ | จำนวนที่เบิก, คงเหลือหลังเบิก, ผู้เบิก, วัตถุประสงค์ |
| พังเมื่อ | ขวดใหม่เข้าสต็อกโดยไม่ลงทะเบียน | มีการหยิบใช้โดยไม่ลงบันทึก |
การรวมสองแบบฟอร์มไว้แผ่นเดียวคือสาเหตุที่ไฟล์สต็อกของแล็บพังเสมอ ประวัติการเบิกจะทับข้อมูลประจำตัวของสารไปเรื่อย ๆ จนตอบไม่ได้ทั้งสองคำถาม การแยกแผ่นงานคือวินัยข้อเดียวที่แบบฟอร์มนี้ตั้งใจบังคับ
ต้องบันทึกอะไรบ้างต่อหนึ่งภาชนะ
ช่องในทะเบียน และเหตุผลที่แต่ละช่องต้องอยู่:
ชื่อสารและเกรด
AR, ACS, HPLC หรือ Food grade ชื่อเดียวกันแต่คนละเกรด คือคนละสารสำหรับทั้งผลวิเคราะห์และราคา
เลข CAS
รหัสที่ไม่เพี้ยนตามชื่อพ้อง ภาษา หรือแบรนด์ และเป็นทางที่เร็วที่สุดในการสั่งซื้อซ้ำให้ถูกตัว
Lot และขนาดบรรจุ
ผลวิเคราะห์สอบกลับไปที่ Lot และใบ COA ผูกกับ Lot ไม่ใช่กับชื่อสินค้า
วันที่รับเข้าและวันหมดอายุ
วันหมดอายุคือตัวตัดสินว่าหยิบขวดไหนก่อน และกันสารหมดอายุไปหลบอยู่หลังตู้
ที่จัดเก็บ
ระบุตู้หรือชั้นเป็นชื่อ เพื่อให้การหาขวดไม่ขึ้นกับความจำของคนที่วางมันไว้
คงเหลือและจุดสั่งซื้อ
คงเหลือบอกว่าเหลือเท่าไร จุดสั่งซื้อบอกว่าเมื่อไรต้องเติม ก่อนที่วิธีวิเคราะห์จะหยุดเพราะสารหมด
ผู้จำหน่ายและ COA/SDS
ซื้อมาจากใคร และมีใบ COA กับ SDS ของ Lot นั้นเก็บไว้หรือยัง
สามวินัยที่ทำให้ทะเบียนตรงกับของจริง
- 1
ลงทะเบียนวันที่รับ
ขวดที่เข้าสต็อกโดยไม่ถูกบันทึก จะล่องหนจากการตรวจนับทุกครั้งหลังจากนั้น การลงทะเบียนคือส่วนหนึ่งของการรับของ ไม่ใช่งานเก็บตก
- 2
หมดอายุก่อน เบิกก่อน
จ่ายขวดที่หมดอายุเร็วที่สุดก่อนเสมอ (First expire, first out) ช่องวันหมดอายุมีไว้ให้ตัดสินใจได้ด้วยการมองแค่แวบเดียว
- 3
ตรวจนับตามรอบ
เทียบของบนชั้นกับทะเบียนตามรอบเวลาที่กำหนดไว้ ทะเบียนที่ไม่มีใครตรวจนับ จะค่อย ๆ คลาดเคลื่อนจากของจริงโดยไม่มีใครตั้งใจ
จากจุดสั่งซื้อถึงการเติมสต็อก
ช่องจุดสั่งซื้อคือจุดที่งานบันทึกมาบรรจบกับงานจัดซื้อ เมื่อคงเหลือแตะจุดสั่งซื้อ นำรายการไปกรอกใบขอซื้อเพื่อขออนุมัติ แล้วส่งรายการที่อนุมัติไปขอใบเสนอราคา แบบฟอร์มใบขอซื้อของเรามีช่องเกรดและเลข CAS รองรับการส่งต่อนี้อยู่แล้ว
ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบขอซื้อ (PR) ฟรี·ดูสารเคมีและวัสดุสิ้นเปลือง
คำถามที่พบบ่อย
ทะเบียนสารเคมีต้องบันทึกอะไรบ้าง?
หนึ่งแถวต่อหนึ่งภาชนะ: ชื่อสารและเกรด เลข CAS ขนาดบรรจุ Lot หรือ Batch วันที่รับเข้า วันหมดอายุ ที่จัดเก็บ จำนวนคงเหลือ จุดสั่งซื้อ ผู้จำหน่าย และสถานะเอกสาร COA กับ SDS ส่วนการเบิกใช้แต่ละครั้งบันทึกแยกในบันทึกเบิกจ่าย: วันที่ จำนวนที่เบิก คงเหลือหลังเบิก ผู้เบิก และวัตถุประสงค์
ทะเบียนสารเคมีกับบันทึกเบิกจ่ายต่างกันอย่างไร?
ทะเบียนคือบัญชีของที่มีอยู่ บันทึกครั้งเดียวต่อภาชนะเมื่อรับเข้า ส่วนบันทึกเบิกจ่ายคือประวัติการใช้ บันทึกทุกครั้งที่มีการเบิก สองแบบฟอร์มตอบคนละคำถามและอยู่คนละแผ่นงาน การรวมเป็นแผ่นเดียวทำให้อ่านไม่ได้ทั้งสองอย่าง
จำเป็นต้องมีเลข CAS ไหม?
เป็นช่องที่คุ้มที่สุดในทะเบียน เลข CAS ระบุตัวสารได้โดยไม่ขึ้นกับชื่อพ้อง ภาษา หรือแบรนด์ ทำให้การค้นข้อมูลความปลอดภัยและการสั่งซื้อซ้ำไม่กำกวม หากยังไม่ทราบ ให้บันทึกชื่อและเกรดไว้ก่อน แล้วเติมเลขจากฉลากหรือเอกสาร SDS ภายหลัง
ควรตรวจนับสต็อกบ่อยแค่ไหน?
ตามรอบที่ห้องปฏิบัติการกำหนดเอง ส่วนใหญ่รายเดือนหรือรายไตรมาส และตรวจเพิ่มเมื่อยอดคงเหลือไม่ตรงกับของบนชั้น ความถี่สำคัญน้อยกว่าการมีรอบที่แน่นอน เพราะทะเบียนที่ไม่มีรอบตรวจนับจะห่างจากความจริงไปเองโดยไม่มีใครตัดสินใจ
ดาวน์โหลดฟรีจริงไหม ต้องลงทะเบียนหรือไม่?
ฟรีจริง และไม่ต้องลงทะเบียน ไม่มีแบบฟอร์มขออีเมล ดาวน์โหลดไฟล์ ใส่ชื่อห้องปฏิบัติการของคุณ แล้วปรับช่องต่าง ๆ ตามวิธีปฏิบัติของหน่วยงานได้เลย
อุปกรณ์ที่มักอยู่ในทะเบียนนี้
วัสดุสิ้นเปลืองและสารเคมี
ระบุเกรด ขนาดบรรจุ และเลข CAS ให้ครบ
เครื่องแก้วห้องแล็บ Duran, Pyrex
ระบุความจุ Class A หรือ B และเกลียวหรือข้อต่อในทุกรายการ
อุปกรณ์ความปลอดภัยและ PPE
ถุงมือ แว่นตา และอุปกรณ์ที่ SDS กำหนด
เครื่องชั่งดิจิทัลและเครื่องชั่งละเอียด
พิกัดและค่าอ่านละเอียดตัดสินประเภทเครื่องก่อนยี่ห้อ
คงเหลือแตะจุดสั่งซื้อแล้ว? ส่งรายการมาขอใบเสนอราคาเดียว
วางรายการสารที่ใกล้หมดพร้อมเกรดและเลข CAS หรือถ่ายรูปหน้าทะเบียนส่งทาง LINE ก็ได้ ใบเสนอราคาฉบับเดียวรวมได้ทุกแบรนด์ รวมถึงสินค้านอกแคตตาล็อก ตอบกลับภายใน 1 วันทำการ