แบบฟอร์มเอกสารจัดซื้อ ดาวน์โหลดฟรี
ใบตรวจรับสินค้า
ใบตรวจรับสินค้าคือบันทึกของฝ่ายผู้ซื้อว่าเมื่อของมาส่ง ได้ตรวจอะไรและรับจริงเท่าไร เทียบกับใบสั่งซื้อทีละรายการ ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม Excel ได้ฟรีด้านล่าง มีช่องจำนวนสามช่อง Lot วันหมดอายุ รายการตรวจสอบ และช่องลงนามครบ ไม่ต้องลงทะเบียนและไม่ต้องกรอกอีเมล
สองภาษาไทยอังกฤษ พิมพ์ได้ในหน้า A4 แนวตั้งหน้าเดียว มีช่องอ้างอิงใบสั่งซื้อและใบส่งของ จำนวนสั่ง ส่ง รับ ทีละรายการพร้อม Lot และวันหมดอายุ รายการตรวจสอบห้าข้อ (หีบห่อ สเปก จำนวน เอกสาร สภาพ) ผลการตรวจรับ และช่องลงนามผู้ส่งมอบ ผู้ตรวจรับ ผู้อนุมัติ ใช้และแก้ไขได้ฟรี
ต้องการอุปกรณ์หรือวัสดุในรายการนี้ ขอใบเสนอราคาได้ที่ เครื่องแก้ว อุปกรณ์แล็บ วัสดุสิ้นเปลือง และเครื่องชั่ง
ใบตรวจรับสินค้าคืออะไร
ใบตรวจรับสินค้าคือบันทึกของผู้ซื้อสำหรับการส่งของแต่ละครั้ง ระบุว่าอ้างอิงใบสั่งซื้อเลขที่ใด ของที่มาถึงมีอะไรบ้าง ผ่านการตรวจหรือไม่ และรับจริงเท่าไร ควรกรอกที่หน้างานขณะที่ของและผู้ส่งมอบยังอยู่ เพื่อให้ทุกจำนวนมาจากการนับจริง ไม่ใช่จากความจำ
ของขาด หีบห่อเสียหาย รุ่นถูกเปลี่ยน หรือ Lot ใกล้หมดอายุ บันทึกเป็นหนึ่งแถวพร้อมเหตุผล และมีลายเซ็นทั้งสองฝ่าย สำหรับสินค้าห้องปฏิบัติการ ให้ตรวจ Lot และวันหมดอายุตั้งแต่ตอนรับ เพราะใบ COA ผูกกับ Lot และอายุคงเหลือของสินค้าเป็นเงื่อนไขหนึ่งของการซื้อ
ใบส่งของกับใบตรวจรับต่างกันอย่างไร
| ใบส่งของ | ใบตรวจรับ | |
|---|---|---|
| ผู้จัดทำ | ผู้ขาย | หน่วยงานของคุณ |
| บอกว่า | ผู้ขายแจ้งว่าส่งอะไรมา | ตรวจแล้วรับจริงอะไรบ้าง |
| การลงชื่อหมายถึง | มีของมาถึง | ของผ่านการตรวจของคุณ ทีละรายการ |
| ความละเอียด | ระดับการส่งหนึ่งครั้ง | ระดับบรรทัด: สั่ง ส่ง รับ พร้อมเหตุผล |
| เมื่อมีข้อพิพาท | เป็นคำแจ้งของฝั่งผู้ขาย | เป็นบันทึกของฝั่งคุณ เขียนที่หน้างาน |
ต้องบันทึกอะไรบ้างในแต่ละบรรทัด
อ้างอิงใบสั่งซื้อ
เลขที่ที่ใช้จับคู่เอกสาร ใบตรวจรับและใบแจ้งหนี้ควรอ้างอิงใบสั่งซื้อเลขเดียวกัน
สั่ง ส่ง รับ
สามจำนวน ไม่ใช่จำนวนเดียว ส่วนต่างระหว่างสั่งกับส่งคือของขาด ระหว่างส่งกับรับคือของที่ไม่ผ่านการตรวจ
Lot และวันหมดอายุ
ใบ COA ผูกกับ Lot และอายุที่เหลือคือส่วนหนึ่งของสิ่งที่ซื้อ สินค้าแล็บตรวจสองอย่างนี้ตั้งแต่ตอนรับ
ผลตรวจแยกตามรายการ
ผ่านหรือไม่ผ่านตัดสินทีละรายการ ไม่ใช่ทั้งการส่ง การรับบางส่วนเป็นเรื่องปกติ แบบฟอร์มไม่ควรบังคับให้รับทั้งหมดหรือไม่รับเลย
เหตุผลที่ไม่รับ
เขียนต่อหน้าผู้ส่งมอบ ใช้เป็นหลักฐานประกอบการเคลม
รายการตรวจสอบ
หีบห่อ สเปกตรงใบสั่งซื้อ จำนวน เอกสาร (ใบส่งของ COA SDS) และสภาพเมื่อรับ ตรวจครั้งเดียวต่อการส่งก่อนลงชื่อ
ขั้นตอนตรวจรับและการจับคู่สามเอกสาร
- ตรวจก่อนเซ็น นับของเทียบกับใบสั่งซื้อ ไม่ใช่เทียบกับใบส่งของของผู้ขายอย่างเดียว
- บันทึกเหตุผลทันที เขียนเหตุผลของรายการที่ไม่รับลงแบบฟอร์มต่อหน้าผู้ส่งมอบ
- ลงทะเบียนวันเดียวกัน สินค้าแล็บที่รับแล้วนำลงทะเบียนสารเคมีภายในวันที่รับ
- จับคู่ก่อนจ่ายเงิน ใบสั่งซื้อบอกว่าสั่งอะไร ใบตรวจรับบอกว่ารับจริงเท่าไร ใบแจ้งหนี้บอกว่าเรียกเก็บเท่าไร แจ้งผู้ขายให้ระบุเลขที่ใบสั่งซื้อในใบแจ้งหนี้
ใบตรวจรับอ้างอิงใบสั่งซื้อ และสินค้าแล็บที่รับแล้วลงทะเบียนสารเคมี: ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ (PO) ฟรี·ดาวน์โหลดทะเบียนสารเคมี ฟรี
คำถามที่พบบ่อย
ใครเป็นคนกรอกใบตรวจรับสินค้า?
ผู้ที่รับและตรวจของจริง เช่น ฝ่ายคลัง ฝ่ายควบคุมคุณภาพ หรือผู้ที่สั่งซื้อ แล้วลงนามโดยผู้ส่งมอบ ผู้ตรวจรับ และผู้อนุมัติ
3-way match คืออะไร?
คือการตรวจใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับ และใบแจ้งหนี้เทียบกันก่อนจ่ายเงิน แต่ละฉบับตอบคนละคำถาม: สั่งอะไร รับจริงเท่าไร เรียกเก็บเท่าไร การจับคู่นี้ช่วยพบของขาด ของถูกเปลี่ยนรุ่น และราคาที่ไม่ตรง ตั้งแต่ยังแก้ไขได้
ถ้าของขาดหรือเสียหายควรทำอย่างไร?
รับรายการที่ผ่านตามปกติ บันทึกจำนวนที่นับได้จริงและเหตุผลทีละรายการ เลือกผลการตรวจรับเป็นรับบางส่วน แล้วส่งใบตรวจรับให้ผู้ขายเป็นหลักฐานสำหรับการส่งใหม่หรือลดหนี้ เขียนทุกอย่างให้ครบก่อนผู้ส่งมอบออกจากหน้างาน
มีบรรทัดที่ไม่รับและต้องสั่งใหม่? ส่งรายการมาขอใบเสนอราคาเดียว
วางรายการของที่ขาดหรือไม่ผ่านพร้อมรุ่นและจำนวน หรือถ่ายรูปใบตรวจรับส่งทาง LINE ก็ได้ ใบเสนอราคาฉบับเดียวรวมได้ทุกแบรนด์ รวมถึงสินค้านอกแคตตาล็อก ทีมงานจะตรวจสอบความต้องการ แล้วแจ้งราคาและรายละเอียดการส่งมอบ