แบบฟอร์มเอกสารจัดซื้อ ดาวน์โหลดฟรี
แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
ใบสั่งซื้อคือเอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้ผู้จำหน่าย เพื่อยืนยันการซื้อตามรายการ ราคา และเงื่อนไขในใบเสนอราคาที่ตกลงกันแล้ว ดาวน์โหลดไฟล์ Excel ด้านล่าง กรอกข้อมูลบริษัทของคุณในช่องผู้ซื้อ แล้วอ้างอิงใบเสนอราคาที่เลือกได้ทันที ไม่ต้องลงทะเบียนและไม่ต้องกรอกอีเมล
สองภาษาไทยอังกฤษ มีบล็อกข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขายพร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ช่องอ้างอิงใบเสนอราคา ตาราง 10 รายการพร้อมยอดรวม ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% และยอดสุทธิคำนวณอัตโนมัติ และช่องลงนามตอบรับของผู้ขาย พิมพ์ลงกระดาษ A4 หนึ่งแผ่นพอดี ใช้และแก้ไขได้ฟรี
ใช้ไฟล์นี้ขอใบเสนอราคาได้เลย
ใบสั่งซื้อต้องอ้างอิงใบเสนอราคา กรอกรายการที่จะสั่งลงในไฟล์นี้แล้วอัปโหลด เราตอบกลับภายใน 1 วันทำการ โดยปกติพร้อมใบเสนอราคาให้ PO ของคุณอ้างอิง
ใบสั่งซื้อคืออะไร
ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) คือเอกสารที่ผู้ซื้อออกให้ผู้จำหน่าย เพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการตามรายการ ราคา และเงื่อนไขที่ตกลงกันจากใบเสนอราคา ต่างจากใบขอซื้อตรงที่ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารข้ามองค์กร ผู้จำหน่ายเป็นผู้รับเอกสาร และเมื่อผู้จำหน่ายตอบรับแล้ว ใบสั่งซื้อมีผลผูกพันทั้งสองฝ่าย
ใบสั่งซื้อยังเป็นหลักยึดของเอกสารทั้งสายที่ตามมา ใบส่งสินค้าใช้ตรวจรับเทียบกับ PO ส่วนใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีอ้างอิงเลขที่ PO ซึ่งเป็นวิธีที่ฝ่ายบัญชีจับคู่ยอดที่ถูกเรียกเก็บกับยอดที่สั่งซื้อจริง
ใบสั่งซื้อ (PO) กับใบเสนอราคาต่างกันอย่างไร
เอกสารสองฉบับนี้เดินทางคนละทิศทาง:
| ใบสั่งซื้อ (PO) | ใบเสนอราคา (Quotation) | |
|---|---|---|
| ผู้ออกเอกสาร | ผู้ซื้อ ออกให้ผู้จำหน่าย | ผู้จำหน่าย ออกให้ผู้ซื้อ |
| ใจความ | ขอซื้อรายการเหล่านี้ตามเงื่อนไขที่ตกลง | เสนอขายรายการเหล่านี้ในราคานี้ |
| ผลทางกฎหมาย | เป็นคำสั่งซื้อที่ผูกพันเมื่อผู้จำหน่ายตอบรับ | เป็นข้อเสนอ มีระยะเวลายืนราคากำกับ |
| ลำดับเวลา | หลังเทียบใบเสนอราคาและได้รับอนุมัติ | ก่อนการตัดสินใจซื้อ |
| ราคา | ยกมาจากใบเสนอราคาที่ตกลงรับ | ผู้จำหน่ายเป็นผู้เสนอ |
ขั้นตอนภายในก่อนออกใบสั่งซื้อคือใบขอซื้อ: ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบขอซื้อ (PR) ฟรี
ช่องที่ใบสั่งซื้อควรมี
แบบฟอร์มนี้มีช่องครบตามที่ผู้จำหน่ายและฝ่ายบัญชีทั้งสองฝั่งมองหา:
เลขที่ใบสั่งซื้อและวันที่
เลขที่ที่เอกสารทุกฉบับหลังจากนี้ต้องอ้างถึง ทั้งใบส่งสินค้า ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษี
ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย
ชื่อบริษัท ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย เพื่อให้ใบกำกับภาษีที่ตามมาออกได้ถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก
อ้างอิงใบเสนอราคา
เลขที่ใบเสนอราคาที่ PO ฉบับนี้ตอบรับ รายการ ราคา และเงื่อนไขควรตรงกัน PO ที่ต่างจากใบเสนอราคาคือจุดเริ่มของข้อพิพาท
รายการสินค้า
รายการ สเปก รหัสหรือรุ่น จำนวน หน่วย และราคาต่อหน่วย ตามที่เสนอราคาไว้
ยอดรวม ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดสุทธิ
อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มมาตรฐาน 7% ใส่สูตรไว้ให้และแก้ไขได้ รายการที่ได้รับยกเว้นใส่ 0
เงื่อนไขการชำระเงิน
เครดิตเทอมหรือชำระล่วงหน้า ตามที่ตกลงในใบเสนอราคา
กำหนดและสถานที่ส่งมอบ
ส่งที่ไหน ภายในเมื่อไร การตอบรับ PO จึงเป็นการตอบรับกำหนดส่งไปพร้อมกัน
ช่องตอบรับของผู้ขาย
ช่องลงนามฝั่งผู้จำหน่าย เพราะการตอบรับคือสิ่งที่ทำให้คำสั่งซื้อมีผลผูกพัน
เลขที่ PO คือตัวเชื่อมเอกสารทั้งสาย
นิสัยเดียวที่ช่วยฝ่ายบัญชีได้หลายชั่วโมงต่อเดือน: ให้เอกสารทุกฉบับหลังจากนี้อ้างเลขที่ PO
บนใบส่งสินค้า
ฝ่ายตรวจรับเทียบจำนวนกับรายการใน PO ได้ทันที และการส่งมอบบางส่วนยังนับตามได้
บนใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี
แจ้งผู้จำหน่ายให้ระบุเลขที่ PO ทั้งสองฉบับ ฝ่ายบัญชีจะจับคู่ยอดเรียกเก็บกับยอดสั่งซื้อได้โดยไม่ต้องเดา
ในระบบจัดซื้อ
ระบบจัดซื้อขององค์กรจับคู่ใบแจ้งหนี้กับคำสั่งซื้อด้วยเลขที่ PO อัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้ที่มีเลข PO จึงผ่านเร็วกว่า
เมื่อเกิดข้อพิพาท
ของผิดรุ่น ราคาผิด หรือส่งช้า ตัดสินได้จาก PO และใบเสนอราคาที่มันอ้างอิง ไม่ต้องไล่อีเมลย้อนหลัง
จากใบเสนอราคาถึงปิดคำสั่งซื้อ
- 1
เทียบใบเสนอราคา
ฝ่ายจัดซื้อรวบรวมใบเสนอราคาตามใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว และเลือกหนึ่งราย
- 2
ออกใบสั่งซื้อ
อ้างอิงใบเสนอราคาที่เลือก ภายในระยะเวลายืนราคา
- 3
ผู้ขายตอบรับ
และยืนยันกำหนดส่งมอบ คำสั่งซื้อมีผลผูกพันทั้งสองฝ่ายนับจากนี้
- 4
ตรวจรับเทียบ PO
ตรวจรับสินค้าเทียบกับรายการใน PO เมื่อส่งมอบ
- 5
ใบแจ้งหนี้อ้างอิง PO
ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีระบุเลขที่ PO ฝ่ายบัญชีจับคู่และชำระเงิน
คำถามที่พบบ่อย
ใบสั่งซื้อกับใบเสนอราคาต่างกันอย่างไร?
ใบเสนอราคาคือข้อเสนอจากผู้จำหน่าย ว่าจะขายรายการเหล่านี้ในราคานี้ ภายในระยะเวลายืนราคาที่ระบุ ส่วนใบสั่งซื้อคือการตอบรับของผู้ซื้อในรูปเอกสาร สั่งซื้อตามเงื่อนไขที่เสนอ และมีผลผูกพันเมื่อผู้จำหน่ายตอบรับคำสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อมีผลผูกพันเมื่อไร?
เมื่อผู้จำหน่ายตอบรับ ก่อนการตอบรับ ใบสั่งซื้อมีสถานะเป็นคำขอซื้อ แบบฟอร์มนี้จึงมีช่องลงนามตอบรับของผู้ขายไว้บนเอกสาร เพื่อให้การตอบรับอยู่บนเอกสารเดียวกัน
ต้องคิดภาษีมูลค่าเพิ่มในใบสั่งซื้อไหม?
ใบสั่งซื้อโดยทั่วไปแสดงยอดรวม ภาษีมูลค่าเพิ่มอัตรามาตรฐาน 7% และยอดสุทธิ เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเห็นตรงกันว่าจะเรียกเก็บเท่าไร ทั้งนี้ใบสั่งซื้อไม่ใช่เอกสารภาษี เอกสารภาษีคือใบกำกับภาษีที่ออกตามมา รายการที่ได้รับยกเว้นหรืออัตราศูนย์ แก้สูตรหรือใส่ 0 ได้
ส่งใบสั่งซื้อให้ผู้จำหน่ายทางไหนได้บ้าง?
อีเมลและ LINE เป็นช่องทางปกติในไทยทั้งคู่ สิ่งสำคัญคือผู้จำหน่ายยืนยันการรับและตอบรับคำสั่งซื้อ เรารับใบสั่งซื้อที่อ้างอิงใบเสนอราคาของเราได้ทั้งสองช่องทาง และยืนยันกำหนดส่งเมื่อได้รับ
ใบขอซื้อ (PR) กับใบสั่งซื้อ (PO) ต่างกันอย่างไร?
ใบขอซื้อคือคำขออนุมัติภายในองค์กรก่อนซื้อ และไม่ส่งออกนอกองค์กร ส่วนใบสั่งซื้อคือเอกสารภายนอกที่นำการซื้อที่อนุมัติแล้วไปสั่งกับผู้จำหน่าย เรามีแบบฟอร์มใบขอซื้อให้ดาวน์โหลดฟรีเช่นกัน
หมวดสินค้าที่ฝ่ายจัดซื้อแล็บขอใบเสนอราคาบ่อย
เครื่องวัด pH และ Conductivity ห้องแล็บ
กำหนดพารามิเตอร์ หัววัด และสารสอบเทียบก่อนขอราคา
เครื่องปั่นเหวี่ยง (Centrifuge)
เทียบ RCF, Rotor และหลอดก่อนดูความเร็วสูงสุด
หม้อนึ่งฆ่าเชื้อ (Autoclave)
แจ้ง Load ขนาดห้องนึ่ง และเอกสารที่ต้องใช้
เครื่องชั่งดิจิทัลและเครื่องชั่งละเอียด
พิกัดและค่าอ่านละเอียดตัดสินประเภทเครื่องก่อนยี่ห้อ
เครื่องแก้วห้องแล็บ Duran, Pyrex
ระบุความจุ Class A หรือ B และเกลียวหรือข้อต่อในทุกรายการ
เครื่องวัดความหนืด Brookfield
เลือก Spindle และช่วงความหนืดตามตัวอย่างจริง
จะออก PO ต้องมีใบเสนอราคาก่อน ขอจากเราได้เลย
ใบเสนอราคาฉบับเดียวรวมได้ทุกแบรนด์ รวมถึงสินค้านอกแคตตาล็อก พร้อมระบุระยะเวลายืนราคา ให้ PO ของคุณอ้างอิงได้ทันที ส่งรายการผ่านแบบฟอร์ม อีเมล หรือ LINE ตอบกลับภายใน 1 วันทำการ