แบบฟอร์มเอกสารจัดซื้อ ดาวน์โหลดฟรี

ทะเบียนผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ

ทะเบียนผู้ขายคือบัญชีรายชื่อผู้ขายที่องค์กรตัดสินใจแล้วว่าซื้อได้ ระบุว่าเป็นใคร อนุมัติให้ขายอะไร ผลประเมินล่าสุดเป็นอย่างไร และวันนี้สถานะอนุมัติ มีเงื่อนไข หรือระงับ ไฟล์ Excel ด้านล่างมีทั้งทะเบียนและบันทึกปัญหาที่ทำให้ทะเบียนตรงความจริง ไม่ต้องลงทะเบียนและไม่ต้องกรอกอีเมล

ทะเบียนผู้ขายคืออะไร

ทะเบียนผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ (Approved vendor register) คือบัญชีของฝ่ายจัดซื้อว่าองค์กรซื้อจากใครได้บ้าง หนึ่งแถวต่อผู้ขายหนึ่งราย บันทึกตัวตน (ชื่อและเลขผู้เสียภาษี) ขอบเขตที่อนุมัติ (ซื้ออะไรจากรายนี้) ข้อมูลการทำงาน (ผู้ติดต่อ เงื่อนไขเครดิต) และคำตัดสิน คือผลประเมินล่าสุดกับสถานะปัจจุบัน เพื่อตอบคำถามแรกของการซื้อทุกครั้ง: รายนี้อนุมัติหรือยัง และอนุมัติสำหรับอะไร

ทะเบียนที่เป็นปัจจุบันคือสิ่งที่ระบบคุณภาพคาดหวังให้งานจัดซื้อยึดเป็นหลัก ระบบตระกูล ISO 9001 คาดหวังให้คัดเลือกผู้ให้บริการภายนอกตามเกณฑ์ ติดตาม และประเมินซ้ำ ทะเบียนที่มีสถานะและวันที่ประเมินคือบันทึกที่แสดงว่าสิ่งเหล่านั้นเกิดขึ้นจริง การตรวจที่เริ่มจากรายชื่อผู้ขายที่ไม่มีวันที่ แทบไม่เคยจบลงด้วยดี

ทะเบียนกับบันทึกปัญหา: แยกกันเสมอ

ไฟล์นี้มีสองแผ่นงาน เพราะนี่คือเอกสารคนละฉบับ:

บันทึกปัญหาคือสิ่งที่ทำให้การประเมินรอบถัดไปตรงความจริง ถ้าไม่มีมัน ผู้ขายทุกรายที่รับโทรศัพท์สุภาพจะผ่านการประเมินหมด หนึ่งแถวต่อปัญหา บันทึกวันที่เกิดพร้อมอ้างอิงใบสั่งซื้อหรือใบตรวจรับ เปลี่ยนการทบทวนประจำปีจากการนึกย้อน เป็นการเปิดอ่าน

ต้องบันทึกอะไรบ้างต่อผู้ขายหนึ่งราย

ช่องในทะเบียน และเหตุผลที่แต่ละช่องต้องอยู่:

สามวินัยที่ทำให้ทะเบียนตรงกับของจริง

1. 1

   ขึ้นทะเบียนก่อนใบสั่งซื้อใบแรก

   ผู้ขายรายใหม่ต้องมีแถว มีขอบเขต และมีสถานะตั้งต้น ก่อนออกใบสั่งซื้อครั้งแรก เริ่มที่มีเงื่อนไขแล้วปรับขึ้นเมื่อผ่านการประเมิน คือเส้นทางปกติ

2. 2

   บันทึกปัญหาวันที่เกิด

   ของช้า ของขาด ของเสีย เอกสารไม่ครบ ลงหนึ่งแถวต่อเรื่องพร้อมอ้างอิงเอกสาร บันทึกที่เขียนตอนสิ้นปีจะเหลือแต่เรื่องที่จำได้

3. 3

   ปรับสถานะทุกครั้งหลังประเมิน

   การประเมินจบด้วยผลตัดสิน และผลนั้นมาลงทะเบียนในวันเดียวกัน ทะเบียนที่ไม่ขยับตามผลประเมินจะอนุมัติทุกคนไปเรื่อย ๆ

คำถามที่พบบ่อย